Um dos conhecimentos que mais está sendo empregado nos dias atuais é a gestão de projetos. Seja em grandes negócios, seja em pequenas empresas, tal estratégia vem revolucionando o mercado e provendo melhores resultados.
Muitas empresas optaram por utilizar o guia de boas práticas do Project Management Body of Knowledge (PMBOK) como base para suas ações. Ele foi criado pelo Project Management Institute (PMI), que é a principal referência mundial quando o assunto é a gestão de projetos.
Devemos destacar que a gestão de projetos pode ser empregada em qualquer tipo de empreendimento, como uma empresa de topografia ou um restaurante. Além disso, ela é útil a diversas atividades, como o controle operacional e financeiro ou a execução de um determinado serviço.
Interessou-se pelo assunto? Então, continue a leitura deste artigo e veja cinco práticas simples de gestão de projetos para ajudar nos resultados operacionais e financeiros de seu negócio.
Controle o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma das informações mais importantes de um negócio, independentemente do ramo de atuação. Nele, devem estar presentes todos os pagamentos e recebimentos realizados pela empresa, bem como suas descrições e respectivas datas.
É importante lembrar que o fluxo de caixa apresenta todos os valores que entraram e saíram da conta da companhia. Assim, o gestor poderá avaliar os gastos, identificando despesas supérfluas, reavaliando a viabilidade de alguns investimentos e tendo informações importantes para o processo de tomada de decisão.
Para facilitar o entendimento, imagine uma pequena empresa da área de topografia, por exemplo. O empreendedor deve levar em consideração se vale a pena comprar ou alugar os equipamentos. Assim, o fluxo de caixa poderá apresentar informações importantíssimas para essa definição, interferindo diretamente no resultado do negócio.
Saiba que delegar é necessário
Alguns empreendedores, principalmente de pequenos negócios, acreditam que podem fazer tudo aquilo que é necessário para que a empresa alcance os resultados esperados. Entretanto, é impossível abraçar o mundo sozinho.
Uma das práticas de sucesso da gestão de projetos é a delegação de funções. É preciso colocar as pessoas certas nos lugares certos, permitindo que o empreendedor foque no que realmente é importante: a administração de seu negócio.
Entrar em contato com o cliente; participar do processo de venda; fazer todo o trabalho de campo; passar informações aos stakeholders; cobrar os inadimplentes; gerenciar finanças; realizar investimentos; controlar funcionários e tantas outras funções não podem ser realizadas por uma única pessoa.
Uma empresa de topografia e agrimensura, por exemplo, deve contar com profissionais especializados em cada uma das áreas. Isso garante que todas as etapas estejam nas mãos de profissionais capacitados.
Assim, tenha uma equipe de topógrafos, um bom fornecedor de equipamentos e um sistema de gestão eficiente. Essa será a única forma de garantir o sucesso do negócio.
Gestão de projetos: Garanta uma boa estrutura para os postos de trabalho
Você sabia que um profissional leva, em média, de cinco a dez minutos para retomar a concentração e o foco em suas atividades após uma interrupção? É isso mesmo: uma simples interferência pode prejudicar a produtividade de um colaborador.
Sendo assim, é imprescindível garantir uma boa estrutura para os postos de trabalho. Essa será uma maneira interessante de prover a concentração necessária aos profissionais, de forma que eles consigam entregar resultados de alto nível e, ainda, diminuam a quantidade de retrabalhos.
Obviamente, algumas interferências são difíceis de serem eliminadas, como é o caso de telefonemas e e-mails. Entretanto, o uso de chats ou aplicativos de mensagens e as notificações dos celulares são os grandes vilões da produtividade atualmente.
Além disso, eles são responsáveis por pequenos erros e, consequentemente, a necessidade de se realizar o serviço novamente. Isso gera retrabalhos e um custo desnecessário para o negócio.
Fique de olho na ociosidade na gestão de projetos
Outro ponto que merece atenção por parte da gestão de projetos é a ociosidade. A melhor maneira de verificar se os profissionais estão se estendendo exageradamente na execução de uma atividade é avaliando a produtividade individual dos colaboradores.
Essa prática será fundamental para identificar os funcionários que estão realizando um bom serviço e aqueles que não levam o trabalho a sério. Também será possível compartilhar o uso de determinadas técnicas, capazes de otimizar processos e melhorar o desempenho de toda a equipe.
Evite a burocracia
É normal que as empresas tenham processos rotineiros, mas, com o passar do tempo, eles podem se tornar ultrapassados. É importante lembrar que estamos em uma época na qual a evolução tecnológica e a modernização dos processos são situações constantes.
A geração de documentos físicos está sendo gradativamente substituída pelo uso de softwares e aplicativos de gestão, otimizando as atividades e provendo resultados mais eficientes.
Sendo assim, os gestores precisam avaliar, periodicamente, o fluxo operacional da empresa. Para tanto, é necessário elaborar novas rotinas e criar fluxogramas mais eficientes, que estejam de acordo com a realidade do negócio.
Além disso, é essencial estar atento às novidades tecnológicas. Investir em sistemas de gestão, no uso de equipamentos mais modernos e em práticas sustentáveis pode ser visto como um grande diferencial pelo mercado.
As boas práticas da gestão de projetos devem ser encaradas com bons olhos pelos empreendedores e gestores. A aplicação de cada uma delas no dia a dia de uma empresa certamente ajudará nos resultados.
Deve-se destacar que a melhoria nos resultados operacionais e financeiros incentivará o uso das melhores práticas em todos os setores da empresa. O benefício será iminente.
E então, o que acha do uso da gestão de projetos para ajudar nos resultados? Fantástico, não é mesmo? Siga-nos nas redes sociais para ficar por dentro de todas as nossas atualizações!
