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Gerenciamento de contratos: 6 dicas para otimizar o processo

Escrito por CPE Tecnologia

O gerenciamento de contratos é uma prática fundamental em qualquer tipo de negócio. Afinal, esses documentos são responsáveis por definir qual serviço será realizado, o prazo para tal, o preço cobrado, a forma de pagamento e outras condições existentes entre contratante e contratado.

Infelizmente, muitas pessoas só se atentam a isso nos momentos de sufoco, percebendo cláusulas ou dados importantes que não haviam sido notadas anteriormente.

Se você pretende abrir uma empresa de topografia, por exemplo, alguns pontos despercebidos podem representar uma grande perda. Imagine se o impacto das chuvas for apenas de sua responsabilidade ou se a ociosidade de máquinas, ocasionada por falta de liberação de área, não for devidamente remunerada? O prejuízo será eminente!

Por conta disso, neste artigo veremos seis dicas que vão ajudar você a se preparar e otimizar o processo de gerenciamento de contratos. Continue a leitura e esclareça suas dúvidas.

1. Preste atenção aos detalhes

Sem dúvida, essa é a primeira dica (e talvez a mais importante) para a otimização do processo de gerenciamento de contratos.

Os principais pontos — como prazos, valores e o escopo — são fundamentais para a prestação de serviço, mas já são amplamente discutidos. Entretanto, existem outras condições que podem impactar negativamente todo o desenvolvimento das atividades, mas que não são percebidos por se tratarem de detalhes.

Lembre-se: todos estão buscando uma relação ganha-ganha, na qual ambos os lados se beneficiam. Sendo assim, leia o contrato atentamente e, caso tenha alguma dúvida ou não concorde com determinada condição, chame o contratante para conversar. Essa é a melhor maneira de solucionar problemas desse tipo.

Também é válido ressaltar que algumas empresas têm um tipo de contrato padrão, que é usado para todas as prestações de serviço. Porém, não é porque uma determinada empresa aceitou (ou não leu) as cláusulas que você deve aceitá-las, não é mesmo?

2. Fique atento aos prazos

Como já destacamos, o prazo é um dos aspectos mais importantes do contrato, por isso, é preciso ficar de olho nele. Além de entregas, existem outros limites que merecem a devida atenção.

É importante verificar a existência de uma data de expiração para o cumprimento de determinados direitos — como a renovação automática de um contrato, sem reajuste de preços ou outras necessidades, por exemplo —, evitando que ele se extinga.

Também não podemos deixar de mencionar a existência de termos que, se não cumpridos, podem ocasionar a rescisão ou a aplicação de multas e juros. Um contrato de locação de equipamentos, por exemplo, pode cobrar taxas adicionais pelo atraso na devolução na máquina.

Por tudo isso, um bom gerenciamento de contratos é capaz de identificar os pontos principais em cada um dos documentos, evitando perdas financeiras e outros prejuízos.

3. Invista em contratos eletrônicos

Sabemos que o uso de smartphones, tablets e outros dispositivos revolucionou o nosso dia a dia — e, em especial, o modo como fazemos negócios. Obviamente, o campo dos contratos não poderia ficar de fora disso.

Hoje em dia, a maioria dos documentos ainda é firmada à moda antiga: com a assinatura manual no papel. Entretanto, já existem contratos eletrônicos, assinados e armazenados em meios digitais, que apresentam uma série de benefícios.

Primeiramente, o seu processo de assinatura é muito mais rápido e seguro do que o processo tradicional. Em segundo lugar, podemos destacar a gestão da documentação, que também se torna mais ágil e efetiva. Afinal, o fato de o contrato estar armazenado em meios eletrônicos evita a perda de documentos ou a sua deterioração. Isso sem contar o custo com impressões, cartuchos, energia elétrica e a irresponsabilidade ambiental, que também devem ser avaliados.

Ainda, a produtividade dos profissionais é afetada, já que eles não precisarão realizar tarefas burocráticas e mecânicas, como a impressão de papeis ou o deslocamento até cartórios e outros órgãos para a assinatura de documentos.

Outra vantagem é que o processo de backup e a criptografia desse método são suficientes para garantir a segurança das informações. Lembre-se disso!

4. Automatize os processos

A automatização de processos também é crucial para o melhor gerenciamento de contratos. Isso porque, infelizmente, quem hoje não tem uma gestão efetiva está sujeito à perda de documentos importantes — e, com eles, informações que podem ser valiosíssimas.

Além do possível prejuízo, será fácil evidenciar grandes níveis de desorganização e uma falta de preocupação tremenda com registros necessários, podendo impactar negativamente em sua imagem no mercado. Entretanto, investir no uso de softwares e outros programas especializados pode sanar esse tipo de interferência.

5. Registre pontos importantes

A execução do contrato nem sempre se dá exatamente conforme o que está disposto no documento. Por isso, um bom gestor registra todas as informações, tornando fácil comprovar o cumprimento das obrigações contratuais e evidenciando as ações tomadas para manter a relação de parceria entre as partes.

Então, guarde todas as notas fiscais, providencie um relatório fotográfico, analise indicadores de performance e tenha os certificados em mãos, bem como tantas outras informações que podem ser necessárias para o seu contrato. Assim, além de se prevenir contra situações negativas, você estará sempre pronto para uma auditoria!

6. Organize-se

Para finalizar, a última dica para otimizar o processo de gerenciamento contratual é: organize-se! Independentemente do seu ramo de atuação e dos níveis de tecnologia, a organização é fundamental.

Mesmo que se tenha contratos eletrônicos, por exemplo, se eles não estiverem organizados será difícil encontrá-los. Assim, alguns documentos podem cair no esquecimento, ser deletados erroneamente ou movidos de pastas no computador, entre tantos outros problemas.

Então, invista na organização! Como vimos até aqui, ter uma boa gestão de contratos é de grande valia para qualquer tipo de negócio. Agora, basta aplicar as nossas dicas e não deixar que os contratos se tornem um problema para os seus serviços!

E aí, gostou do nosso artigo? Já teve algum problema com contratos? Sobrou alguma dúvida sobre o assunto? Deixe-nos o seu comentário!

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