Contabilidade empresarial: 6 aspectos a considerar na administração do seu próprio negócio

O Brasil é conhecido por ser um país burocrático. Em razão disso, as empresas gastam muito tempo da contabilidade empresarial para cumprir obrigações, deixando de usar todos os benefícios e informações que ela pode proporcionar.

No caso das empresas de topografia, a contabilidade pode assumir um papel mais estratégico ao ser usada como instrumento analítico. Continue a leitura e confira por que ela é tão importante e os detalhes que você precisa considerar. 

1. Por que a contabilidade empresarial é importante?

Em razão das exigências legais, a contabilidade é fundamental para evitar problemas. Um simples relatório enviado fora do prazo, por exemplo, pode gerar multas e impedir a participação em licitações.

Se você costuma disputar concorrências públicas sabe que é uma atividade que exige atenção aos detalhes, como a comprovação de regularidade fiscal por meio de certidões negativas. Como esses certames costumam ter prazos curtos, qualquer pequena falha pode ser impossível de resolver a tempo, impedindo a participação da sua empresa. 

A regularidade também é fundamental para ter acesso a financiamentos subsidiados para compra de equipamentos e, obviamente, para evitar problemas com a fiscalização.

2. De que maneira ela contribui para o sucesso do negócio?

Como mencionamos na introdução, cumprir com as exigências é um requisito básico. O que realmente contribui para o sucesso do seu negócio são as informações gerenciais. Algo que poucos empresários aproveitam como poderiam.

Mas quem é do ramo da engenharia não precisa ter receio de números. Com um pouco de dedicação, é possível se ambientar facilmente com os demonstrativos de resultado, de fluxo de caixa e rentabilidade, por exemplo.

O importante é ter em mente que a gestão do seu negócio depende de entender o desempenho financeiro. A excelência nos serviços de topografia garante uma boa carteira de clientes, mas o seu sucesso depende do lucro.

Além disso, a contabilidade permite decidir qual o melhor momento de investir em novos equipamentos, quando é preciso reduzir custos, quais as despesas desnecessárias, os desperdícios e as ameaças à saúde financeira do seu empreendimento.

3. Quais aspectos devem ser observados no negócio de topografia?

A primeira questão específica está relacionada ao enquadramento da empresa de topografia. Trata-se da atividade descrita no seu contrato social e nos formulários de registro dos órgãos correspondentes. Cada empresa tem uma classificação específica que é relacionada pela Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).

Os serviços de topografia se enquadram no código 7119-7/01 — Serviços de cartografia, topografia e geodésia, que é admitido para a opção ao Simples Nacional de acordo com o Anexo IV disponível no site da Receita federal.

Essa opção pode ser feita anualmente e depende de alguns fatores para valer a pena. Os benefícios podem mudar de ano para ano, assim como em função das características de sua empresa. Por isso, é importante conversar sobre isso com o seu contador anualmente.

O anexo IV determina as alíquotas de tributação que, no caso da topografia, envolvem o Imposto sobre Serviços (ISS), pago a prefeitura.

Outra diferença em relação às empresas convencionais é que a profissão de topógrafo é regulamentada, o que exige a indicação de um responsável técnico com registro ativo no CREA. Normalmente, o próprio sócio costuma ser da área e assume essa atribuição. Contudo, não existe a obrigação de que o responsável tenha participação nas cotas da empresa.

4. Como elaborar um bom planejamento financeiro?

O planejamento depende da sua intimidade com os procedimentos para definir se ele será mais detalhado ou se é melhor começar com o básico. Mas o ideal para um topógrafo é buscar um modelo simples que forneça as informações necessárias e, ao mesmo tempo, não exija dedicação exagerada.

A sua parceria com o contador é fundamental para encontrar a medida certa. Ele pode ajudar a determinar como as despesas serão separadas em grupos, por exemplo. Esse é o primeiro passo de um bom planejamento, pois os demonstrativos de resultado vão se basear nessa classificação. Basicamente, o planejamento precisa considerar:

• previsões de fluxo de caixa — esse relatório informa os saldos diários de caixa e permite saber se ele será suficiente para pagar as despesas do dia;

• percentuais de lucro — a receita deduzida das despesas por período;

• ponto de equilíbrio — a receita mínima necessária para obter lucro;

• orçamento — são as despesas e receitas relacionadas ao longo do tempo. O planejamento consiste em prever quais serão os seus gastos e deve permitir comparar o que foi previsto e efetivamente realizado em cada período.

5. Como fazer um controle eficaz de despesas?

Além de classificar as despesas por grupos, o controle ainda depende de outros fatores, como:

Conciliação bancária

É a atividade de comparar os seus registros com os extratos bancários, de modo a saber quais são exatamente os recursos disponíveis na conta-corrente.

Provisões

Despesas como 13° salário, férias e impostos precisam ser provisionadas para evitar problemas de fluxo de caixa.

Regime de competência

A conta de luz do escritório, por exemplo, é paga no mês seguinte ao seu consumo (que é quando a despesa ocorreu). Por isso, deve ser registrada de forma diferente no lançamento de despesas e no seu fluxo de caixa.

Controle por projeto

Cada projeto precisa de um controle exclusivo para que a lucratividade de uma não mascare o prejuízo de outra. Muitas vezes, recusar um negócio de baixa lucratividade pode significar trabalhar menos e ganhar mais com bons projetos.

Controle de dívidas

Dívidas fazem parte do negócio e podem ser necessárias para investir e crescer, mas devem ser assumidas com base nas possibilidades reais do negócio, o que envolve a lucratividade e o fluxo de caixa.

Desperdícios

Muitas pequenas despesas acumuladas podem representar um grande desperdício no final do mês. Por isso, é fundamental acompanhar os gastos com frequência e usar os relatórios para identificar o que pode ser cortado.

6. Quais as boas práticas para uma gestão mais eficiente?

O seu contador não vai entregar os relatórios que você precisa sem que você forneça as informações corretas para ele. O ideal é adquirir o hábito de fazer registros diários. Isso evita esquecimentos e o trabalho desgastante de fazer tudo de uma vez no final do mês.

Além disso, a educação financeira depende dos comportamentos certos. Essa é uma atividade que exige disciplina e paciência. O maior inimigo de um bom controle é gastar antes do dinheiro entrar, pois qualquer imprevisto pode criar problemas.

Dentre os hábitos ruins, o mais comum é misturar as contas pessoais com as da empresa. Procure determinar um valor fixo de pró-labore (retirada mensal) e organize suas despesas pessoais como se fosse um funcionário.

Para finalizar, uma das máximas mais importantes da contabilidade empresarial é separar a remuneração relativa ao seu trabalho e ao investimento. Sua retirada mensal precisa pagar suas despesas e se encaixar na previsão orçamentária do negócio. Já o ganho relativo ao investimento que você fez deve ocorrer por uma retirada à parte de acordo com os lucros.

Sabemos que a contabilidade é certamente uma dúvida comum entre colegas. Compartilhe esta postagem nas redes sociais e divida esse conhecimento com eles!