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Como a gestão do tempo ajuda na organização e cumprimento de prazos

Escrito por CPE Tecnologia

A gestão do tempo nos trabalhos de topografia pode ser uma grande aliada no cumprimento de prazos e melhora da organização. Não importa se você trabalha para um órgão público, uma construtora, como autônomo, em pequenos ou grandes projetos, a forma como administra seu tempo vai influenciar diretamente seus resultados, ainda que em aspectos diferentes.

Isso ocorre porque várias atividades paralelas e imprevistos podem desviar você da sua atividade principal. Esses acontecimentos consomem boa parte do tempo que poderia ser usado no cumprimento de prazos e, como consequência de uma rotina mais atribulada, dificultam a organização.

Você certamente já percebeu isso, não é? Mas, mesmo não sendo uma novidade, a pergunta que fica é sobre como resolver o problema. Neste texto, vamos refletir sobre isso por partes, começando com a identificação do que está consumindo o seu tempo dentro e fora do projeto. Vamos lá?

Como você gasta o seu tempo?

A gestão do tempo é feita a partir do planejamento, da execução e do controle sobre as horas que gastamos em atividades específicas. O objetivo é aumentar a eficiência, a organização e diminuir estresse e problemas como o retrabalho.

Para um gerenciamento efetivo, você precisa registrar períodos dedicados a cada tarefa da sua rotina, por mais burocráticos que sejam. Assim, pode identificar quais as atividades que estão consumindo mais horas e as suas prioridades de redução.

Isso não significa que você deva registrar cada segundo tomado por uma tarefa. Afinal, não faz sentido que dedique muitas horas com isso quando o objetivo é otimizar o tempo, concorda? Basta que você observe e anote o quanto se dedicou com cada atividade, por exemplo:

  • aguardando documentos e equipamentos;
  • com locomoções;
  • com intervalos;
  • preenchendo papéis;
  • negociando;
  • com tarefas administrativas.

Como planejar a gestão do tempo?

Essencialmente, estamos falando em estabelecer prioridades. Sempre que alguém diz que está sem tempo, indiretamente está dizendo que aquilo não é tão importante. A questão é que, por mais conscientes que estejamos sobre nossas prioridades, precisamos definir critérios.

Um exemplo: depois que você terminar de ler este post, é provável que vá apenas decidir o que deverá ser feito nos próximos minutos ou horas, deixando de planejar a sua rotina e desconsiderando todas as possibilidades e oportunidades em que pode usar melhor o seu dia. Afinal, provavelmente nem vai se lembrar de todas elas.

Uma dica é elaborar uma lista de tarefas diárias e semanais. Evite pensar em períodos mais longos. Se você registrar atividades mensais, por exemplo, qualquer dia pode ser usado para executá-las, o que não resolverá o seu problema.

O seu primeiro cronograma não precisa funcionar perfeitamente. Se você notar o que não foi possível realizar e o que ocupou seu tempo desnecessariamente, poderá ir ajustando a sua rotina.

Como lidar com imprevistos?

Um problema comum de gestão do tempo é que a ocorrência de imprevistos prejudica o resultado. Para minimizar essas situações, é importante reservar algumas horas diárias para essas questões como margem de segurança.

Conforme for aprimorando o seu controle, a tendência é que consiga diminuir progressivamente esses períodos. Por isso, você não precisa se preocupar em excesso com isso. O importante é o quanto vai conseguir otimizar sua rotina.

Como medidas simples melhoram a gestão do tempo?

Até o início dos anos 90, os levantamentos topográficos eram feitos de forma mais manual. Hoje, os cálculos e desenhos são feitos com equipamentos mais modernos que economizam tempo e melhoram a precisão. São recursos digitais e eletrônicos, como GPS, VANTS, drones e softwares. Portanto, manter-se atualizado sobre as novas tecnologias é determinante para a produtividade.

Além disso, existem várias tarefas que podem ser delegadas ou automatizadas, principalmente se você atua como autônomo, caso em que é provável que faça um pouco de tudo.

Veja algumas dicas que podem ajudar:

  • delegue tarefas — pode ser muito difícil para quem tem um perfil centralizador, mas contar com colaboradores confiáveis é fundamental para crescer;
  • use a tecnologia — mesmo que contratar ajudantes não seja viável, na atualidade existem inúmeras tecnologias que automatizam algumas atividades;
  • aprenda a dizer não — antes de assumir tudo que lhe é solicitado, analise sua programação e evite exagerar nas concessões;
  • valorize a disciplina — pode ser difícil resolver tudo de uma vez. Programe uma mudança gradual até chegar ao resultado ideal.

Quais ferramentas usar para organizar sua rotina?

A boa notícia é que existem vários aplicativos que podem ser usados para  gerenciamento de tarefas. A seguir, listamos algumas sugestões.

Evernote

Essa ferramenta ajuda a organizar tarefas anotando detalhes sobre cada uma delas. No momento que você observa que precisa comprar algum item, por exemplo, basta registrar isso no bloco correspondente às compras. Quando for o momento de efetuá-las, não será necessário perder tempo tentando lembrar o que está em falta.

Smart

 O Smart ajuda a organizar todas aquelas informações sobre seus contatos espalhadas em contas de e-mail, redes sociais e no seu telefone. Já reparou quanto se ocupa buscando esses dados no momento que precisa?

Milk

Remember the Milk é uma agenda online que permite compartilhar tarefas. É ótimo para quem tem uma equipe, mas também pode ajudar a organizar tarefas individuais.

Neotriad

Esse recurso permite registrar quantas horas está gastando com cada atividade. As funcionalidades também incluem a gerência das tarefas de sua equipe, se for o caso.

Dropbox

Um problema de quem trabalha fora do escritório é o acesso a arquivos de onde estiver. O Dropbox resolve esse problema permitindo o acesso fácil por meio de celulares ou qualquer computador. O Google Drive também faz isso, mas não com a mesma dinâmica.

Como pôde perceber, as dicas que passamos são relativamente simples, basta desenvolver um método. O problema é que costumamos protelar a decisão de tomar uma atitude. Contudo, os benefícios de diminuição de estresse, melhora da nossa imagem profissional e os ganhos financeiros que podemos conseguir torna-se a gestão de tempo importante em sua rotina.

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CPE Tecnologia

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